[DAP] Ⅱ. 데이터 요건 분석 - 2-2. 정보 요구사항 조사

[ Data Architecure Professional ]

 

2-2. 정보요구사항 조사

2-1-1. 정보요구사항 수집

1. 정보요구사항 수집 형태

- 사용자 정보요구사항 수집을 위한 다양한 소스 형태

* 관련 문서 수집

* 사용자 면담을 토안 수집

* 워크숍을 통한 수집

* 현행 업무 처리 매뉴얼을 통한 수집

* 현행 정보시스템 관련 산출물을 통한 수집

 

2. 관련 문서 수집

가. 문서 수집 목적

- 구현 시스템의 범위를 좀 더 명확히 정의하고 기업과 업종에 대해 잘 이해하기 위하여 업종, 경영 전략, 정보시스템 등에 대한 과거 실적 자료 및

향후 계획 등의 자료를 수집

 

나. 문서 수집 자료

- 경영 계획에 대한 자료

- 정보시스템에 대한 자료

- 과거 수행한 컨설팅 보고서

- 전산 처리 업무 매뉴얼

- 현업 부서 업무 자료

 

다. 문서 수집 원칙

- 기존 보유 문서를 변형하지 않고 정보시스템에 대한 자료는 별도의 정리양식을 이용하여 작성

- 수집된 문서를 바탕으로 경영 및 정보시스템 현황에 대한 요약표를 작성하여 내용을 숙지

- 수집된 문서들은 계획 수립 기간, 문서 관리자를 지정하여 운영

- 유형별 문서를 향후 활용을 위해 문서 분류 방식을 결정한 후 일정한 장소에 보관

- 수집된 문서는 통상 대외비의 성격이 강하므로 개인별로 보관하는 것을 통제하고 문서 보안 관리에 주의

 

3. 사용자 면담

 

1) 계획 및 준비

가. 면담 주제 선정

 

나. 면담 진행 팀 구성

- 면담자

* 면담 진행

* 면담 취지를 설명하고 면담 대상자에게 질문

 

- 기록자

* 면담 대상자의 답변 내용을 기록(내용을 요약하지 않고 표현 그대로를 기록)

* 면담 대상자의 답변 내용을 충분히 이해하고 기록하기 위해 면담 대상 업무에 대한 사전 지식이 필요

* 면담 종료 시 기록 내용 중 주요사항(수치, 업무 분장 및 책임소재 조직 등)을 확인

 

- 관찰자

* 면담이 수행 의도대로 진행되고 있는가를 관찰

* 면담이 주제의 범위를 벗어나는 경우, 주의를 환기

* 면담자가 놓치는 부분에 대해 보충 질문

* 최종적으로 면담 종료에 대해 판단

 

다. 면담 대상자 선정

라. 면담 일정 수립

- 면담 시간 1.5시간(상위 관리자)에서 3시간(실무자)을 초과하지 않도록 함

- 하루에 3회 이상의 면담은 진행하지 않도록 함

마. 면담 준비

 

2) 면담 수행 시 고려사항

- 면담 시간 준수

- 비밀 보장

- 기대 수준 설정

- 면담 범위 준수

- 적절한 대상자 선정

- 응답 유도

- 면담 내용 문서화

- 잘못된 선입견 배제

 

4. 워크숍

가. 워크숍 개요 및 목적

- 어떠한 목적 달성을 위한 전문 집행자의 진행 아래 프로젝트의 현업 부서 측과 전산 부서 측의 주요 구성원들이 함께 참여하는 회의

- 주요 목적

* 경영층 또는 현업 부서장의 공통된 의견을 도출

* 유사 업무 또는 관련 업무 등을 수행하는 부서에 대한 면담에 드는 노력 절감

* 전문가들의 판단력을 이용하여 최적의 결론 도출

 

나. 워크숍 준비

다. 워크숍 수행

- 개시 -> 수행준비 -> 수행 -> 종료

 

5. 현행 업무 조사서

- 전체 부서에 대해 동일한 기준으로 조사하는 것을 원칙으로 함

* 동일 업무를 수행하는 부서 혹은 지점이 여러 개인 경우에는 표본 추출 또는 발췌 조사도 가능

* 업무 조사서의 양식은 단순하고 이해하기 쉬워야 하며, 양식의 작성된 표본을 첨부하여 배포하는 것이 효과적이다.

* 업무 조사서가 잘 작성된 경우에도 잘못 작성되거나 내용이 불충분한 경우가 발견되므로 업무 조사서를 1차 수거한 후에 반송하여

다시 작성하는 경우가 발생할 수 있음

* 사용자가 처리하고 있는 업무 기능을 정리된 양식으로 기록하여 향후 작업에 도움이 되도록 함

 

6. 현행 프로그램/데이터 관련 문서

- 현행시스템에 대한 자료 수집은 향후 사용자 요구사항을 좀 더 세부적으로 진행하기 위한 사전단계로서 반영되어야 할 현행 시스템의 업무 요건을

빠짐없이 파악하기 위한 작업

* 현행 시스템 프로세스의 구조는 프로세스 계층도와 유사하게 계층적 구조로 표현하며 이러한 현행 시스템 프로세스 계층도는 향후 업무 모델의

완전성을 검증하기 위한 비교 자료로 활용

* 데이터에 대한 분석은 현행 시스템에서 사용되는 현행 데이터 저장소의 구조를 파악함으로써 현행의 업무 프로세스에서 사용되는 데이터 구조 이해

* 현행 데이터 저장소의 구조는 현행 시스템 데이터 목록 및 세부 내역을 분석함으로써 현행 시스템의 데이터에 대한 업무 교건 및 업무 규칙, 현행 데이터 저장소의 구조와 화면, 양식, 보고서 레이아웃 등을 이해

 

2-1-2. 정보요구사항 정리

1. 정보요구사항 정리

가. 사용자 면담 정리

- 정리가 완료되면 주요 관점(업무 흐름, 수치, 주관 부서, 책임 부서 등) 내용에 대해서는 다시 기록된 부분의 오류가 있는지를 사용자에게 확인

 

나. 업무 조사서 정리

 

다. 워크숍 정리

- 요구사항이나 해결과제들을 명백하고 간결한 문장으로 정리한 후, 사후 대처할 수 있도록 함

- 해결과제에 대해서는 별도 ID를 부여하여 관리

- 워크숍 결과 정리 시 다음 사항을 포함

* 워크숍 목적

* 워크숍 진행 내용

* 해결과제에 대한 상태

* 기타 특이사항

 

라. 기타 기법 정리

 

2. 정보 요구 우선순위 분석

- 화폐 가치 산출 방법과 상대적 중요도 산정 방법

 

가. 화폐 가치 산출 방법

- 최종적으로 구해진 가치가 높을수록 우선순위가 높음

- 그러나 최종순위는 산출된 수치에 의존하지 않고 고유의 상황에 따라 다르게 적용될 수 있음

* 정보 요구사항을 전부 나열

* 각 정보 요구사항에 대해 기업 차원의 중요성을 평가하여 1~3점의 점수를 부여

* 각 정보 요구사항에 대해 시스템 차원의 중요성을 평가하여 1~3점의 점수를 부여

* 각 정보 요구사항이 다른 정보 요구사항에 대해 얼마나 도움을 주는가를 평가하여 1~5점의 점수를 부여

* 앞서 부여한 세 항목의 점수를 모두 곱

* 전체 정보 요구사항에 대해 앞서 계산된 점수를 더하고 점수 합계를 100으로 하여 각 정보 요구사항 가치를 백분율로 환산

* 회사 전체 이익에 앞서 구한 백분율을 곱하여 각 정보 요구사항의 가치를 금액으로 환산

* 가치가 높은 순서대로 우선순위 부여

화폐 가치 산출 방법 예시

 

나. 상대적 중요도 산정 방법

- 정보 요구사항이 무엇을 지원하느냐에 따라 점수를 부여하고 이를 가중치에 따라 계산하여 중요도를 산정하는 방식

- 다소 복잡하여 적용에 한계를 가지며 각 부여된 가중치에 이해를 달리할 수 있는 여지가 있음

* 정보 요구사항이 업무에 기여하는 수준에 따라 1~5점의 점수를 부여함. 예를 들어 목적을 지원하면 5점 목표를 지원하면 4점 전략을 지원하면 3점 등의 방법으로 업무를 분류한 체계에 따라 결정

* 정보 요구사항 대 정보 요구사항 매트릭스를 작성하여 각 정보 요구사항이 다른 정보 요구사항에 얼마나 관련되어 있는가를 계산. 가장 관련이 큰 정보 요구사항에 9점을 부여하고 나머지에 상대 점수를 부여

* 현재 정보시스템이 각 정보 요구사항을 얼마나 충족하는가에 대해 1~3점의 점수를 부여. 예를 들어, 만족 3점, 보통 2점, 지원하지 않는 경우 1점

* 앞서 부여한 세가지 점수에 대해 가중치를 결정. 예를 들어 업무 지원 정도는 50%, 다른 정보 요구사항과의 관련도는 20%, 현행 시스템 지원 정도는 30% 등의 방법으로 결정하되, 기업의 특성을 감안하여 결정.

* 가중치에 따라 앞서 계산한 세 가지 요인의 가중 평균을 구하여 각 정보 요구사항에 대해 중요도를 평가

 

2-1-3. 정보요구사항 통합

1. 정보 요구사항 목록 검토

- 전사 관점에서 동일한 정보 요구사항을 여러 부서 및 사용자가 제시했는지를 검토하기 위하여 별도의 양식으로 취합 조정한 후 중복 도출 여부 검토

 

2. 정보 요구사항 목록 통합/분할

- 취합된 전체 정보 요구사항을 대상으로 최종 분석할 정보 요구사항을 도출

- 우선 동일 부서 내 정보 요구사항을 기준으로 중복성 검토를 진행하여 유일한 정보 요구사항을 도출하고, 도출된 정보 요구사항이 다른 부서의 정보 요구사항에 포함되어 있는지를 확인

 

가. 동일 부서 내 중복 요구사항 검토

- 부서 내 정보 요구사항 목록 작성

- 정보 요구사항 제목을 기준으로 부서 내 동일 요건의 요구사항 존재 여부 파악

- 정보 요구사항의 세부 요청 내용을 기준으로 세밀하게 중복 여부를 파악

- 부서 내 동일 요건이 도출된 경우 관리 대상 요구사항에 통합할 정보 요구번호를 ‘비고’란에 기입

- 동일 부서 내 중복성을 배제한 요구사항 목록을 완성

 

나. 서로 다른 부서 가 중복 요구사항 검토

- 부서 내 정리된 정보 요구사항 목록과 부서 간에 동일한 정보 요구사항 존재 여부 파악

- 정보 요구사항의 세부 내용을 세밀하게 검토하여 중복 여부 파악

- 부서 간 동일 요건이 도출된 경우 관리 대상 요구사항에 통합할 정보 요구번호를 기입하여 관리

- 최종적으로 전사 관점의 검토된 정보 요구사항 목록을 작성

정보 요구사항 목록 검토 예